Giovedì 22 Agosto 2019
   
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Tutte le novità della fattura elettronica

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L'arrivo del 2019 ha portato con sé alcune novità per aziende e liberi professionisti che fanno uso di autovetture aziendali per svolgere la propria attività e la più importante fra queste è sicuramente l'introduzione della fatturazione elettronica.

 

Fatture elettroniche, cosa sono e chi deve utilizzarle

La fatturazione elettronica è il nuovo sistema di creazione, invio e archiviazione delle fatture gestito in modo interamente informatico e pensato per eliminare i costi collegati alla stampa e consegna di copie cartacee. La fatturazione elettronica era già stata introdotta lo scorso anno ma da gennaio 2019 è diventata obbligatoria anche per privati. Saranno sottoposto all'obbligo di emissione di fattura elettronica tutti i titolari di partita IVA escludendo solamente quelli parte di regimi forfetari e altri regimi di vantaggio.

Come menzionato sopra, l'obbligo viene imposto sia per vendite di beni o servizi tra titolari di partite IVA sia per le transazioni avvenute tra un operatore IVA e un privato (consumatore finale).

Anche se il cambiamento può apparire semplice e senza complicazioni, le aziende avranno molto lavoro da fare per adeguarsi alle nuove normative e assicurarsi di poter ricevere, archiviare e rendicontare le nuove fatture evitando errori che potrebbero trasformarsi in sanzioni pecuniarie.

Rimane comunque evidente che, una volta completati gli investimenti iniziale necessari per aggiornare le proprie infrastrutture, le aziende trarranno numerosi vantaggi dalle fatture elettroniche come l'eliminazione di copie cartacee e una maggiore efficienza in archiviazione, rendicontazione e ricerca.

 

Formato delle fatture elettroniche

Le fatture elettroniche saranno create sotto il formato Xml e saranno sempre inviate tramite il Sistema di Interscambio gestito dall'Agenzia delle Entrate. Tutte le fatture andranno conservate in formato digitale per almeno 10 anni.

Sono state molte le aziende ad essersi trovate impreparate a gestire questi cambiamenti e alcuni ancora faticano a mettersi al passo con i nuovi sistemi. Le prestazioni a livello pubblico di subcontraenti e appaltatori erano già sottoposti all'obbligo di fatturazione elettronica e dal primo gennaio è stato esteso anche a tutti gli acquisti di carburante. Propri nel settore di rifornimenti arrivano sul mercato nuove soluzioni, come ad esempio la carta prepagata Soldo, per facilitare la vita di professionisti e aziende con flotte aziendali di ogni dimensione e aiutandoli ad essere in regola con le nuove normative in pochi semplici passaggi.

 

I passaggi da seguire per essere preparati

Per prima cosa per le aziende sarà necessario ottenere un codice destinatario, assegnato dall'Agenzia delle Entrate o richiedere un servizio di outsourcing per inviare e ricevere le fatture.

Bisognerà poi registrarsi utilizzando il proprio indirizzo telematico e successivamente dotarsi di un database con cui gestire tutti i nuovi indirizzi PEC dei clienti e i loro codici destinatario per poter inoltrare le fatture elettroniche in modo corretto. Inoltre è opportuno fornirsi di un software gestionale capace di gestire e raccogliere i dati necessari alla creazione delle fatture e usarli per generare il formato Xml finale.

Se l'azienda ha clienti esteri dovrà cercare un software capace di gestire più canali in modo da lavorare sia sul Sistema di Interscambio che sui i canali necessari per fatture estere.

L'archiviazione è una delle parti in cui l'azienda potrà scegliere se appoggiarsi ad un operatore esterno o se gestire il tutto in sede.

 

Fattura elettronica, come viene emessa

Andiamo a vedere a livello pratico il modo in cui viene emessa una fattura elettronica. Per prima cosa viene creato il file in formato Xml che dovrà obbligatoriamente essere di dimensioni inferiori ai 5 Mb e verrà validato a livello legale dall'inserimento di una firma digitale da richiedere ai certificatori accreditati Agid (Agenzia per l'Italia digitale) o alla Camera di commercio della Carta nazionale dei servizi.

La fattura digitale, per essere a norma, dovrà inoltre contenere questi dettagli:

· codici identificativi di entrambe le parti

· indirizzi PEC

· data, luogo, valore e descrizioni degli acquisti

Quando tutti i dati saranno stati inseriti correttamente, la fattura elettronica sarà pronta per essere inviata. La fattura va inoltrata entro l'ultimo del giorno del mese successivo alla data di emissione; anche in questo caso le aziende potranno scegliere se gestire il tutto in sede o affidarsi a operatori esterni come ad esempio Poste Italiane, banche, ditte informatiche o professionisti del settore.

Una volta inviata, la fattura verrà gestita interamente dal Sistema di Interscambio. Ricordiamo infine che, come menzionato in precedenza, le fatture elettroniche andranno conservate per almeno 10 anni dalla data di emissione o ricezione.

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